Projekte erfolgreich zu managen und auch schwierige Situationen im Projektalltag bravourös meistern? Projektleiter stehen einigen Herausforderungen gegenüber. Doch wie genau managt man Projekte eigentlich erfolgreich? Und über welches Wissen bzw. Fähigkeiten sollte ein Projektleiter verfügen? Welche Stolperfallen gibt es zu beachten, wo lauern Fallstricke und welche Techniken unterstützen den reibungslosen Projektalltag?
Führungsqualitäten ernstzunehmender Projektleiter
Gleich das erste Projektmeeting ist von enormer Wichtigkeit: es geht um das gegenseitige Kennenlernen, aber v.a. geht es darum, Ihre Führungsrolle zu untermauern. Ihr Team musswissen, warum es ausgerechnet Ihnen folgen sollte.
Projektleiter haben keine zweite Chance für den ersten Eindruck.
Eine motivierende und erklärende Antrittsrede mit aufrechter Körperhaltung und überzeugender Körpersprache sind ein guter Ausgangspunkt für das Ihr gemeinsames Projekt.
Gerade in den ersten Tagen ist eine enge Teamarbeit unerlässlich, um das nötige Vertrauen und Miteinander aufzubauen. Denn nur so wird das Kennenlernen einfacher und effizienter und die Gruppendynamik gefördert.
Delegation und Motivation im Projekt
Damit Termine eingehalten und Aufgaben korrekt erledigt werden können, bedarf es einer verbindlichen Deadline, klaren Anweisungen sowie permanent kontinuierlichen Erläuterungen der Vorgehensweise. Jedoch werden nicht nur Aufgaben, sondern auch Entscheidungskompetenzen delegiert. Wenn Teammitglieder versuchen, Aufgaben zurückzuzuweisen, weil sie „nicht weiterkommen“, ist es ratsam, den Ursachen des Problems auf den Grund zu gehen.
Zudem benötigt jeden Projektteam konstante Motivation. Hilfreich kann an dieser Stelle das Modell des Psychologen Steven Reiss sein. Er definiert 16 Lebensmotive (u.a. Neugier, Familie oder Eros), die Menschen antreiben. Wichtig ist hierbei, jedes Teammitglied seinem Lebensmotiv entsprechend zu motivieren.
Jedoch sollten Sie für den erfolgreichen Verlauf eines Projekts alle Stärken und Schwächen, sowohl die der Teammitglieder sowie die der Projektleitung, geklärt sein. Niemand ist perfekt.
Flexibilität und Aufmerksamkeit
Projektleiter müssen sich an allen Fronten durchsetzen und in vielen Rollen bestehen, denn anders als Abteilungsleiter und Management haben sie keinen automatischen Führungsstatus. Für die Projektführung bedarf es Wissen und Führungsqualitäten.
Behalten Sie stets alle Aufgaben und Ressourcen im Blick. Und CX Projektplaner bietet hierfür eine perfekte Basis.
Da es immer wieder zu Abweichungen kommen kann oder Krisen entstehen können, sind zwei Dinge besonders gefragt:
- flexibles Reagieren
- aufmerksames Führen mit ruhiger Hand
Das perfekte Team als vitaler Bestandteil für Erfolg im Projekt
Es ist wichtig, sich als Projektleiter stets vor Augen zu halten, dass niemand allein du für den Projekterfolg oder -misserfolg verantwortlich ist. Alles steht und fällt mit deinem Team, weshalb Sie das Teammanagement niemals unterschätzen dürfen.
Bei einem ersten Meeting oder auch Kick-off-Workshop wird gemeinsam der erste Schritt auf dem richtigen, gemeinsamen Weg gegangen. Anfänglich geht es v.a darum, sich kennenzulernen, aber auch gemeinsam die Ziele, Rollen, Aufgaben und einzelnen Maßnahmen sowie den Zeitplan festzulegen. Außerdem sollten Spielregeln vereinbart werden: Wie geht man mit Konflikten um, welche Punkte kommunizieren wir per E-Mail, welche lieber im persönlichen Gespräch?
Teamentwicklung in 4 Stufen
In der Regel dauert es ein paar Tage, bis sich ein Team richtig kennenlernt und anschließend produktiv arbeitet. Besonders gut lässt sich diese Teamentwicklung anhand des Vier-Stufen-Modells des amerikanischen Psychologen Bruce W. Tuckman nachvollziehen.
1. Forming
Dabei lernt sich dein Team kennen, die Mitarbeiter fassen Vertrauen zueinander.
2. Storming
Die Teammitglieder diskutieren, es entstehen Meinungsverschiedenheiten und es gibt Reibereien. Diese Phase durchläuft jedes Team und ist ganz normal.
3. Norming
Die Teammitglieder erkennen, dass sie gemeinsame Regeln brauchen, erste Fortschritte im Projekt motivieren.
4. Performing
Die Teammitglieder laufen zu Höchstleistungen auf, denn jeder kennt seine Rolle, seinen Platz und seine Aufgabe.
Menschenkenntnis ist der Schlüssel zum Erfolg
Ob täglich im Bekannten- und Kollegenkreis oder über Ratgeberliteratur: Versuchen Sie, so viel wie möglich über andere Menschen zu lernen. Begreifen Sie, was sie antreibt, motiviert oder auch zurückhält, mit welchen Strategien sie durch‘s Leben gehen und welche Menschentypen es gibt. Denn egal, ob Sie Strategien umsetzen, Verhandlungstaktiken anwenden oder Krisen meistern: Als Projektmanager haben Sie immer und überall mit anderen Menschen zu tun, die es zu überzeugen gilt und die Sie für sich gewinnen müssen.
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