Grade in den letzten Monate haben sich zunehmend mehr Arbeitnehmer deutschlandweit an den Umstand gewöhnt, von zu Hause aus zu arbeiten; es ist davon auszugehen, dass das Homeoffice als Konzept auch nach der Krise weiter als Arbeitsmodell genutzt wird – doch wo liegen die Chancen der mobilen Arbeit und der Flexibilität; wo und wann sind die Grenzen erreicht?
Digitalisierung bedeutet, dass Arbeit in vielen Bereichen zunehmend sowohl örtlich als auch zeitlich unabhängig geleistet werden kann: Neben flexibler Arbeitszeitgestaltung steigt damit einhergehend auch die Möglichkeit des mobilen Arbeitens in zahlreichen Berufen. Ob Homeoffice oder Arbeiten von unterwegs – die Arbeit mit mobilen Endgeräten wie Laptops, Smartphones oder Tablets ist für viele Beschäftigte zu einem wichtigen Bestandteil geworden, wenn es um die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben geht. Ein wesentlicher Vorteil, den vor allem Pendler zu schätzen wissen, denn auf diese Weise können Präsenzzeiten im Büro und somit auch das Pendeln reduziert werden.
Flexibilität auf Firmenkosten?
Vor allem unter den jüngeren Arbeitnehmern besteht eine gewisse Erwartungshaltung dem Management gegenüber: so wird vielseits erwartet, dass Ihnen die Flexibilität durch den selbstverständlichen Umgang mit Smartphone und Co. nicht durch Überregulierung genommen wird. Im Gegenzug zur mobilen Arbeit außerhalb der regulären Arbeitszeit werden dann im Büro auch mal private Dinge erledigt oder mobile Geräte auch privat genutzt. Auch wenn immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit des mobilen Arbeitens einräumen, ist der Anteil der Beschäftigten, die tatsächlich mobil arbeiten, doch sehr gering. Und von diesen fühlt sich auch nur ein kleiner Anteil dadurch belastet.
Dennoch braucht jedes Unternehmen klare Regeln zum mobilen Arbeiten, um mögliche Belastungen zu vermeiden: Entscheidend ist hierbei die Unterscheidung zwischen der technischen Erreichbarkeit und der tatsächlich erforderlichen Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Denn niemand muss 24/7 erreichbar sein – weder Arbeitgeber noch die Arbeitnehmer. Hier braucht es betriebsindividuelle Lösungen und klare betriebliche Richtlinien, wie sie immer mehr Unternehmen entwickeln. Zu diesen könnte beispielsweise eine definierte Festlegung von Reaktionszeiten zählen.
Homeoffice – nicht für jeden
Gesetzliche Regelungen hingegen wären überflüssig und schädlich. Der Umgang mit und die Anforderungen an mobiles Arbeiten variieren sehr stark zwischen einzelnen Unternehmen und können daher nur auf interner Ebene geregelt werden. So geht auch ein oft diskutierter Rechtsanspruch auf Homeoffice komplett an der Realität vorbei:
Denn schließlich arbeitet immer noch ein großer Teil in solchen Berufen, in denen mobiles Arbeiten einfach nicht möglich ist. Ärzte, Krankenschwestern und -pfleger, Monteure, Handwerker, Reinigungspersonal, usw. All diese Arbeiten können schlicht und einfach nur vor Ort durchgeführt werden und lassen daher eben kein Homeoffice zu.
Arbeitgeber all dieser Bereiche, in denen mobile Arbeit nicht möglich ist, haben selbst ein hohes Interesse daran, dies zu ermöglichen oder gar zu fördern, um flexible Arbeitszeitmodelle zu schaffen oder die eigene Attraktivität für junge Fachkräfte zu steigern.
Meins oder Deins?
Regelungen innerhalb der Unternehmen können auch dafür genutzt werden, die zunehmende Verwendung privater Geräte wie Smartphones oder Laptops für Arbeitszwecke zu erleichtern, indem diese perfekt auf die Arbeitsbedingungen (Software, Speicherplatz und -kapazitäten, VPN, uws.) eingestellt werden. Doch dabei ergeben sich nicht nur technische Fragen, sondern auch datenschutz- und arbeitsrechtliche Aspekte müssen hierfür im Vorfeld geklärt werden. Hierzu zählen Fragen der Fernlöschung sowie der Zugangs- und Weitergabekontrollen oder auch zum Aufwendungsersatz und zu den Herausgabeansprüchen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Regelungen auf betrieblicher und/oder individueller Ebene sind darüber hinaus auch dann sinnvoll, wenn der Arbeitgeber die digitalen Endgeräte bereitstellt. Die Nutzung von Internet und Onlinekommunikationsdiensten wie Messenger Apps ist heute für die meisten Menschen eine Selbstverständlichkeit. Damit steigt die Zahl jener Mitarbeiter, die auch während der Arbeitszeit auf die private Nutzung solcher Dienste nicht verzichten wollen. Daher sind viele Unternehmen schon heute bereit, ihren Mitarbeitern diese private Nutzung der betrieblichen Kommunikationsmittel – in einem vertretbaren Maß – einzuräumen.
Die Privatnutzung betrieblicher Kommunikationsmittel ist außerdem rechtlich problematisch, da bisher nicht eindeutig geklärt ist, inwieweit der Arbeitgeber haftbar für die Nutzen ist, sollte dieser beispielsweise illegale Downloads tätigen. Also sollte der Gesetzgeber klarstellen, dass ein Arbeitgeber, der die Privatnutzung seiner Kommunikationsmittel durch seine Beschäftigten zulässt, dadurch kein sog. Diensteanbieter wird. Eine Möglichkeit wäre, wenn Arbeitgeber, die beispielsweise die Privatnutzung des beruflichen E-Mail-Accounts zulassen, nur nach Einwilligung des Beschäftigten auf dessen berufliches E-Mail-Postfach zugreifen kann. Gerade im Hinblick auf Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen ist der Zugriff des Arbeitgebers auf das E-Mail-Postfach eines Beschäftigten aber notwendig.
Aufzeichnungspflichten: mehr Eigenverantwortung für Beschäftigte
Mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeitgestaltung basieren auf einem fundamentalen, menschlichen Konstrukt: dem Vertrauen. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Arbeitszeiten verzichtet und die Beschäftigten weitgehend selbstständig in der Einteilung ihrer Arbeitszeit sind. Unternehmensleitung und Vorgesetzte vertrauen darauf, dass die Beschäftigten ihre Aufgaben in einem verabredeten Zeitraum eigenverantwortlich erledigen, weshalb auch eine formale Zeiterfassung oder die Anwesenheitskontrolle entfällt.
Entscheidend ist nur, dass bei Fristende alle abgesprochenen Ergebnisse vorliegen. Die Gestaltung der Arbeitszeit und des Ortes sollte vertrauensbedingt daher prinzipiell Sache der Beschäftigten sein. Für Mitarbeitet bedeutet das vor allem eine große Freiheit hinsichtlich ihrer Arbeitszeit; denn diese kann unkompliziert, flexibel und vor allem weitgehend eigenständig geplant werden, wodurch Berufs- und Privatleben optimal vereinbar werden.
Doch trotz dieser vollen Zeitsouveränität der Arbeitnehmer ist das Management nach geltender Rechtslage verpflichtet, sicherzustellen, dass er ggfs. gegenüber der Aufsichtsbehörde nachweisen kann, dass die Aufzeichnungspflichten des Arbeitszeitgesetzes eingehalten wurden. Im Falle eines Verstoßes gegen diese Aufzeichnungspflichten haftet der Arbeitgeber nämlich allein. Für das Unternehmensführung eine Gewährleistung dieser Aufzeichnungspflicht bzw. deren Einhaltung im Rahmen solcher Vertrauensarbeitszeit, wie sie z.B. im Homeoffice vorkommt, kaum bis gar nicht möglich.
Aus diesem Grund sollte das Arbeitszeitgesetz dementsprechend angepasst werden, sodass der Arbeitgeber im Falle von Vertrauensarbeitszeit die Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten abschließend auf seine Beschäftigten übertragen kann.
Du und ich und er und sie….
War die Verlegung in den digital Workplace und in die eigenen 4 Wände wie bei vielen Unternehmen durch Corona bedingt eine einzige Hauruckaktion, die nur provisorisch erledigt wurde? Soll dieses Arbeitsmodell dennoch beibehalten werden, jedoch professionell ausgelegt? Dann scheuen Sie sich nicht; Sprechen Sie uns gerne an! Wir beraten Sie praxisnah und unterstützen Sie gerne in Ihrem Vorhaben.
Denn der Weg zu Wettbewerbsvorteilen für Ihr Unternehmen führt früher oder später nur über die Cloud. Indem erfolgreiche IT-Infrastrukturen und -anwendungen durch verschiedene Phasen der Cloud-Migration effizienter, kostengünstiger und sicherer gemacht werden, sind Ressourcen, Mitarbeiter, Daten und Prozesse auf neue Weise unkompliziert, mobil und flexibel jederzeit verbunden. Bringen Sie Geschäft und IT zusammen und profitieren Sie von der Optimierung wertschöpfender Prozesse, um neue Werte für Ihre Kunden zu schaffen.
Arbeiten Sie auf den deutschen Cloudservern von Microsoft und nutzen Sie cloudbasierte Lösungen, die einen virtuellen Zugang von überall aus ermöglichen: zu Hause, im Büro, unterwegs oder auf Reisen – Sie bleiben mobil und flexibel. Selbstverständlich besteht auch weiterhin die Möglichkeit, auf Ihren eigenen Servern zu arbeiten – Sie haben die Wahl.
Wollen Sie wissen, welche weiteren Vorteile die Cloud Ihnen und Ihrem Unternehmen bietet? Möchten Sie erfahren, welche Prozesse zuerst in die Cloud umziehen sollten? Fehlt Ihnen die für die Cloudeinführung nötige Zeit? Haben Sie vor, Kosten während des Einstiegs zu sparen?
Gemeinsam mit CONNAMIX gelingt Ihnen der erfolgreiche Schritt in die Digitalisierung; kontaktieren Sie einfach einen unsere erfahrenen Teammitglieder.