Stillstand ist Rückstand. Ein gängiges Sprichwort, das auch auf Ihr ERP-System zutrifft. Wenn Ihr Unternehmen noch auf NAV On-Premise läuft, ist Ihnen mit aller Wahrscheinlichkeit klar, dass ein Upgrade auf die Cloud-Version von Dynamics 365 Business Central früher oder später ansteht.
Trotz aller Offensichtlichkeit beobachten wir immer wieder, dass viele Firmen versuchen, die Migration so lang wie irgend möglich hinauszögern. Keine Sorge, das ist keinesfalls überraschend, wenn man bedenkt, dass die Implementierung eines neuen ERP-Systems einer Renovierung des Geschäfts während der Öffnungszeiten gleichkommt. Allerdings birgt das Nichtstun weitaus größere Risiken und erhebliche versteckte Kosten.
Unternehmen, die zu den Aufschiebern gehören, werden folgendes Szenario kennen: Miteinander verflochtene Systeme aus verzweigten Anwendungen, deren Verwaltung laufend schwieriger wird. Bevor ein System geupdatet wird, muss im Vorfeld erst haargenau die Auswirkungen auf die restliche Umgebung geprüft werden. Ein wahrer Zeit- und Ressourcenfresser, der nicht nur die Flexibilität nahezu unmöglich macht, sondern auch dem digitalen Wandel im Weg steht.
Natürlich können Sie als Unternehmen Ihr Geld nur einmal investieren. Warum also ausgerechnet jetzt ein neues ERP-System? Wenn Sie wissen, was das Nichtstun kostet und was eine moderne, cloudbasierte Plattform leisten kann, fällt Ihnen die Entscheidung für ein Upgrade garantiert wesentlich einfacher.
On-Premise: Der Preis des Stillstands
Erleben Sie jeden Tag auf’s Neue diverse Hindernisse in Ihrer aktuellen IT-Landschaft? Falls Sie diese Frage bejahten, ist es angebracht, gemeinsam mit Ihrem Team all jene Faktoren zu benennen, die Sie durch das veraltete und unzureichend flexible ERP-System in Ihrem Handeln und Ihren Möglichkeiten einschränken. Schließlich ist es für einen guten Business Case ist es wichtig, zu erkennen, welche Kosten mit diesen Hindernissen verbunden sind – sowohl die offensichtlichen als auch die versteckten.
Man denke nur an unterschiedliche Situationen, wie z.B.
- verpasste Verkäufe
Der Vertrieb hatte nicht genügend Informationen über die Lagerbestände (Artikel XX an Standort 1,2,3, …) und verkaufte daher völlig unnötig nichts.
- Kosten und entgangene Umsätze
Servicemitarbeiter verbringen die meiste Zeit mit Routinearbeiten (Bestellungsannahme, telefonische Fragenbeantwortung) anstelle persönlicher, individueller Beratung und fachmännischer Unterstützung. Ein Vorgehen, das viel kostspieliger ist als Kunden, die eigenständig Einblick in ihre Bestelldaten haben und direkt online bestellen können.
- Kosten von Überbeständen
z.B. aufgrund nicht ausreichender Transparenz in Bezug auf Lieferung und Verkauf von Produkten über unterschiedliche Verkaufskanäle und Vertriebsstandorte.
- Kosten für Arbeitsstunden zur Berichtserstellung.
- Vergessen Sie nicht die Kosten für die Administration eines On-Premise-Systems wie Microsoft Dynamics NAV und die Erfüllung immer strengerer Sicherheitsanforderungen.
Cloud: Kostenersparnis durch Upgrade
Haben Sie als Team besprochen, wo Sie Hindernisse erkennen und wodurch sie ausgelöst werden, klären Sie, welche Kosten Sie mit Dynamics 365 BC SaaS voraussichtlich einsparen werden. Selbstverständlich werden sich diese mit den eben genannten Zusatzkosten überschneiden. Kalkulieren Sie zusätzlich, was Sie hinsichtlich des zusätzlichen Umsatzes erwarten. Auf diese Weise kann der Kundenservice z.B. einen effizienteren und optimierten Service und Umsatz generieren und mehre Baustellen auf einmal bearbeiten; vorausgesetzt er hat einen vollständigen Einblick in die Kundendaten (inklusive der Finanzdaten) und Lagerinformationen.
Sowohl Optimierung als auch Automatisierung der Rechnungsstellung zeigen unmittelbar, welche Auswirkungen sie auf den Cashflow ein Unternehmen haben. Denn schon allein mit der Digitalisierung traditioneller Papierprozesse werden sofort Kosten eingespart. Und nun denken Sie an Zeitersparnis, die Ihre Kollegen dank der Zusammenarbeit in einer einzigen, gemeinsamen Datenbank erfahren. Diese ist selbstverständlich jederzeit und von jedem Gerät aus erreichbar.
Natürlich bedeutet ein neues ERP-System eine erhebliche Investition, die einen positiven ROI bewirken soll; jedoch ist es ein großer Unterschied, ob die Vorteile der modernen, cloudbasierten Plattform direkt nach 3 Monaten oder erst nach 1-2 Jahren spürbar werden.
Daher sollten Sie auch klar festhalten, wann Sie sich jene Vorteile durch/von den neuen Funktionalitäten erhoffen.
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