Welches ERP-System brauche ich, wenn mein Unternehmen international arbeitet?
Sobald Geschäftsprozesse über die eigenen Landesgrenzen hinausgehen, stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen: Mitarbeitende sprechen unterschiedliche Sprachen, Rechnungen und Zahlungen laufen in verschiedenen Währungen, und beim Export gelten komplexe rechtliche Vorgaben. Viele Systeme stoßen dabei schnell an Grenzen – die Folge sind manuelle Umwege, erhöhte Fehleranfälligkeit und Risiken für die Compliance.
Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet Funktionen, die genau auf diese Anforderungen zugeschnitten sind. Es unterstützt mehrsprachiges Arbeiten, ermöglicht eine durchgängige Mehrwährungsbuchhaltung und lässt sich mit Erweiterungen wie CX Export Kontrolle um Exportprüfungen ergänzen. So entsteht ein Werkzeug, mit dem internationale Geschäftsprozesse effizient und rechtssicher abgebildet werden können.
Mehrsprachigkeit – Arbeiten in internationalen Teams
Business Central ermöglicht die Nutzung der Benutzeroberfläche in verschiedenen Sprachen. Das bedeutet, dass Mitarbeitende in Deutschland mit einer deutschen Oberfläche arbeiten, während Kolleginnen und Kollegen in Griechenland oder Polen dieselben Masken in ihrer Landessprache sehen.
Ein praktisches Beispiel: Ein deutsches Unternehmen erstellt ein Angebot für einen Kunden in Athen. Der Vertriebsmitarbeiter sieht die Daten in Deutsch, der Kunde erhält das Dokument automatisch auf Griechisch – vorausgesetzt, die Artikeldaten und Textbausteine wurden mehrsprachig gepflegt. Damit lassen sich Missverständnisse vermeiden, und die Kommunikation bleibt für beide Seiten klar.
Zusätzlich gibt es Lokalisierungen. Ein Beispiel hierfür ist die Umsatzsteuervoranmeldung: Während in Deutschland ELSTER-Schnittstellen relevant sind, gelten in Italien andere Anforderungen. Business Central kann diese länderspezifischen Vorgaben berücksichtigen, ohne dass verschiedene Systeme benötigt werden.
Mehrwährungsfähigkeit – Finanzprozesse im globalen Umfeld
Im internationalen Handel werden Zahlungen oft in unterschiedlichen Währungen abgewickelt. Business Central bietet die Möglichkeit, Geschäftsvorfälle in Fremdwährungen zu erfassen und parallel eine Auswertung in der Basiswährung durchzuführen.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen in Bremen kauft Bauteile in Großbritannien für 50.000 GBP, verkauft die fertigen Maschinen nach Kanada für 120.000 CAD und erstellt seinen Jahresabschluss in Euro. Business Central rechnet die Beträge automatisch mit den aktuellen Kursen um und sorgt dafür, dass sowohl die operative Buchhaltung als auch das Reporting korrekt sind. Kursdifferenzen zwischen Bestellzeitpunkt und Zahlungszeitpunkt werden automatisch berücksichtigt. So hat das Unternehmen jederzeit einen Überblick über Margen und mögliche Währungsrisiken.
Auch bei Konzernstrukturen hilft die Mehrwährungsfähigkeit. Eine deutsche Muttergesellschaft kann beispielsweise die Abschlüsse ihrer Tochterunternehmen in Schweden (SEK) und Polen (PLN) in Euro konsolidieren. Das erleichtert die Finanzsteuerung erheblich.
Exportkontrolle – rechtliche Anforderungen im internationalen Handel
Exportkontrolle betrifft Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen ins Ausland liefern. Es geht darum sicherzustellen, dass keine verbotenen Geschäfte erfolgen – sei es durch Embargos, Sanktionslisten oder beim Handel mit Dual-Use-Gütern.
Ein Beispiel: Ein deutsches Unternehmen möchte eine Maschine nach Russland exportieren. Bevor die Lieferung erfolgt, prüft Business Central mit der Erweiterung CX Export Kontrolle automatisch die Kundendaten gegen internationale Sanktionslisten. Sollte der Kunde auf einer Liste stehen, wird der Vorgang gesperrt, und die Fachabteilung kann den Fall prüfen.
Ein anderes Beispiel betrifft Dual-Use-Güter: Ein Unternehmen verkauft elektronische Bauteile, die sowohl in der Industrie als auch im militärischen Bereich verwendet werden können. CX Export Kontrolle gleicht die Warennummern mit den relevanten Zolltariflisten ab und gibt sofort Rückmeldung, ob für diesen Export eine Genehmigung erforderlich ist. So lassen sich Verstöße vermeiden, bevor sie entstehen.
Fazit
Internationale Geschäftsprozesse stellen besondere Anforderungen an Unternehmen. Dynamics 365 Business Central unterstützt mit Mehrsprachigkeit die Zusammenarbeit in internationalen Teams, mit Mehrwährungsfähigkeit die Abbildung globaler Finanzprozesse und mit Erweiterungen wie CX Export Kontrolle die Einhaltung rechtlicher Vorgaben im Export. Die Beispiele zeigen, wie diese Funktionen in der Praxis wirken: Ein Angebot in mehreren Sprachen, eine Rechnung mit automatischer Umrechnung oder eine Sperre bei einem kritischen Exportvorgang. Damit können Unternehmen ihre internationalen Tätigkeiten strukturiert, transparent und regelkonform abbilden.