Wenn Systeme plötzlich miteinander sprechen, Abläufe wie von selbst laufen und Teams Entscheidungen schneller treffen als jemals zuvor – dann hat Power Automate seinen Job gemacht. Doch viele Unternehmen wissen gar nicht, wie weitreichend die Möglichkeiten sind, wenn Business Central, Dynamics 365 Sales, Microsoft Teams und SharePoint wirklich miteinander verbunden werden. Genau hier beginnt die echte digitale Transformation.
Die Anforderungen an moderne Unternehmen sind eindeutig: Prozesse müssen schneller, transparenter und flexibler werden. Microsoft Power Automate ist dafür der Motor. Sobald Business Central, Dynamics 365 Sales, Microsoft Teams und SharePoint miteinander vernetzt sind, entstehen vollständig automatisierte Abläufe, die Zeit sparen, Fehler reduzieren und Teams besser miteinander arbeiten lassen.
Was mit Power Automate möglich ist
Power Automate verbindet alle genannten Systeme und schafft Workflows, die im Alltag echte Wirkung haben. Dazu gehören Freigabeprozesse für Business Central Belege wie Verkaufsaufträge, Bestellungen oder Rechnungen. Auch Stammdatenänderungen können automatische Genehmigungen auslösen. Zwischen Business Central und Dynamics 365 Sales lassen sich Datensätze anlegen und aktualisieren. So entsteht eine synchronisierte Sicht auf Kunden, Kontakte, Angebote oder Artikel.
Microsoft Teams dient als Kommunikationszentrum. Wichtige Ereignisse können dort als automatische Nachricht, Adaptive Card oder Genehmigungsanfrage landen. SharePoint übernimmt dabei die Rolle des Dokumentenarchivs. Belege können automatisch abgelegt, PDF-Dokumente erstellt oder Ordnerstrukturen angelegt werden. Auch E-Mails aus Outlook können Workflows anstoßen, beispielsweise um Anfragen in Sales zu erstellen oder Rechnungsfreigaben zu starten.
Viele Unternehmen nutzen Power Automate außerdem für Qualitätsprüfungen wie Lagerbestände, Budgetkontrollen oder Kreditlimitchecks. Wird ein definierter Grenzwert überschritten, erhält das Team sofort eine Meldung in Teams. Dateien, die in SharePoint eingehen, können verarbeitet und in Business Central übergeben werden. Die Bandbreite der Möglichkeiten ist so groß, dass sich nahezu jeder Geschäftsprozess abbilden lässt.
Was du dafür wissen musst
Wer Power Automate mit Business Central einsetzt, sollte die Grundlagen der BC-Tabellen, Felder und Page-IDs kennen. Viele Trigger basieren darauf, dass sich ein Datensatz ändert. Dynamics 365 Sales arbeitet auf Dataverse, weshalb ein Verständnis über Tabellen, Spalten und Beziehungen wichtig ist. Für Teams spielt die Gestaltung von Nachrichten und Genehmigungen über Adaptive Cards eine große Rolle. SharePoint erfordert ein Gefühl für Bibliotheken, Ordnerpfade und Berechtigungen.
Power Automate selbst verlangt Kenntnisse über Trigger, Aktionen, Bedingungen, Schleifen, Variablen und Fehlerbehandlung. Für anspruchsvollere Workflows kann das Wissen über Business Central APIs relevant sein – vor allem dann, wenn Standard-Connectoren nicht ausreichen. Wer Sales und BC eng verbindet, benötigt außerdem grundlegende Kenntnisse zum Dataverse und zu Security Roles.
Welche Lizenzen notwendig sind
Für Business Central benötigt jeder aktive Nutzer eine Essentials oder Premium Lizenz. Team Member reicht nur eingeschränkt, da viele Workflow-Aktionen echte Bearbeitungsrechte erfordern. Dynamics 365 Sales setzt je nach Bedarf Sales Professional oder Sales Enterprise voraus. Power Automate benötigt in der Regel eine Premium Lizenz, da der Business Central Connector ein Premium-Connector ist. SharePoint und Teams sind in den meisten Microsoft 365 Plänen enthalten, brauchen aber die entsprechenden M365 Lizenzen. Wer Dataverse intensiv nutzt, braucht eine passende Power Apps oder Dynamics Lizenz.
Was technisch vorhanden sein muss
Business Central sollte in der Cloud betrieben werden, weil nur so der volle Funktionsumfang der Power Platform nutzbar ist. On-Premises funktioniert nur über ein Gateway und mit Einschränkungen. Dynamics 365 Sales muss in derselben Azure AD Umgebung liegen. SharePoint muss als SharePoint Online vorhanden sein. Außerdem müssen Administratoren die API-Berechtigungen einrichten können, und die Benutzerrechte in allen Systemen müssen sauber vergeben werden. Für dokumentenlastige Workflows empfiehlt es sich, die SharePoint-Strukturen vorab richtig zu planen.
Fazit
Power Automate ist weit mehr als ein Werkzeug für kleine Automationen. In Verbindung mit Business Central, Dynamics 365 Sales, Teams und SharePoint entsteht ein System, das Prozesse intelligent steuert, Zusammenarbeit fördert und Unternehmen in die Lage versetzt, digital schneller zu handeln. Wer die Möglichkeiten versteht und die passenden Lizenzen besitzt, kann Geschäftsprozesse automatisieren und damit einen echten Wettbewerbsvorteil schaffen.