Vertriebsprozesse sind in jedem Unternehmen unterschiedlich – sei es durch branchenspezifische Abläufe, individuelle KPIs oder besondere Anforderungen an die Kundenkommunikation. Microsoft Dynamics 365 Sales bietet dafür die nötige Flexibilität: Von der einfachen Formularanpassung bis hin zur Entwicklung eigener Apps oder automatisierter Workflows lässt sich die Lösung gezielt auf die eigene Organisation zuschneiden.
Doch welche Anpassungen sind möglich? Wie komplex ist ihre Umsetzung? Und welche Rolle spielen Power Apps, Power Automate und das zugrundeliegende Lizenzmodell? Dieser Beitrag gibt praxisnahe Antworten auf genau diese Fragen.
1. Anpassungsmöglichkeiten in Dynamics 365 Sales
Dynamics 365 Sales basiert auf dem Microsoft Dataverse – einer flexiblen Datenplattform, die es erlaubt, Strukturen, Prozesse und Benutzeroberflächen gezielt zu verändern und zu erweitern.
Beispiele für Anpassungen:
- Formulare: Felder ein- oder ausblenden, Pflichtfelder definieren, Sektionen anpassen
- Ansichten & Dashboards: Eigene Listenansichten mit Filtern und KPIs, rollenbasierte Dashboards
- Entitäten: Neue Tabellen und Beziehungen erstellen
- Automatisierung: Geschäftsregeln und einfache Workflows für Datenvalidierung oder Benachrichtigungen
- Erweiterungen: Plug-ins in C#, Power BI-Einbettung oder Schnittstellen zu Drittsystemen
2. Lead-Prozess individuell gestalten
Ein zentrales Element im Vertriebsalltag ist der Lead-Prozess – von der Erfassung bis zur Qualifizierung und Weiterleitung an den Vertrieb. Auch dieser Prozess lässt sich vollständig anpassen:
- Formulare: Felder wie „Leadquelle“, „Branche“ oder „Lead Score“ hinzufügen, anpassen oder als Pflicht definieren
- Businessprozessfluss (BPF): Phasen umbenennen, neue Schritte einfügen, Regeln für das Weiterkommen festlegen
- Automatisierungen: Leads automatisch Vertriebsteams zuweisen, E-Mail-Benachrichtigungen auslösen, Dubletten erkennen
- Validierung & Logik: Warnhinweise bei fehlenden Daten, automatische Statusänderung bei Inaktivität
- Konvertierung: Beim Qualifizieren eines Leads kann der Prozess angepasst werden, um automatisch ein Projekt, eine Aufgabe oder eine Opportunity zu erstellen
3. Power Apps: Eigene Anwendungen mit CRM-Daten
Mit Power Apps können Unternehmen auf Basis derselben Datenplattform – dem Dataverse – eigene Business-Anwendungen erstellen. Diese Apps laufen parallel zu Dynamics 365, sind aber vollständig in die Datenstruktur integriert.
Beispiele aus der Praxis:
- Eine mobil optimierte App für den Außendienst
- Ein Partnerportal zur Lead-Eingabe oder Opportunity-Verwaltung
- Eine interne Anwendung zur Steuerung von Rabatten, Aktionen oder Bonussystemen
4. Automatisierungen mit Power Automate
Power Automate hilft, manuelle Aufgaben zu reduzieren und Abläufe effizienter zu gestalten. Es eignet sich besonders für wiederkehrende Prozesse, die auf bestimmten Auslösern basieren.
Typische Szenarien:
- Versand einer Benachrichtigung bei Änderung eines Verkaufschancen-Status
- Erstellung eines neuen Microsoft Teams-Kanals bei Abschluss eines Deals
- Automatisches Anlegen von Aufgaben oder Kalendereinträgen
5. Wie aufwendig sind individuelle Anpassungen?
Die Komplexität hängt vom Ziel ab. Einige Anpassungen lassen sich direkt und schnell umsetzen, andere erfordern Entwickler-Know-how. Hier ein Überblick:
| Anpassung | Komplexität | Zielgruppe |
| Formularfelder & Ansichten | Einfach | Key-User, Admins |
| Geschäftsregeln & Workflows | Mittel | Power-User, Consultants |
| Power Apps-Erstellung | Mittel bis Hoch | Power-User, Entwickler |
| API & Plug-ins | Hoch | Entwickler, IT-Abteilung |
6. Lizenzmodelle und was sie ermöglichen
Die Entscheidung für ein bestimmtes Lizenzmodell hat Einfluss darauf, welche Anpassungen möglich sind – insbesondere im Zusammenspiel mit Power Apps und Power Automate.
Überblick:
| Lizenz | Anpassungsumfang | Power Platform-Nutzung |
| Sales Professional | Eingeschränkte Anpassungen | Power Automate in einfacher Form inkludiert |
| Sales Enterprise | Vollumfängliche Erweiterbarkeit | Voller Zugriff auf Power Apps und Automate |
| Power Apps per App Plan | Nutzung eigener Apps ohne Sales-Lizenz | Zugriff auf Model- und Canvas-Apps |
| Power Automate Plan | Automatisierung unabhängig vom CRM | Ideal für plattformübergreifende Prozesse |
Fazit
Dynamics 365 Sales bietet eine starke Grundlage für individuell gestaltete Vertriebsprozesse. Durch die Kombination mit Power Apps und Power Automate entsteht ein Ökosystem, das sowohl auf Effizienz als auch auf Flexibilität ausgelegt ist. Dabei lassen sich viele Anpassungen bereits ohne Entwickler realisieren – vom Lead-Formular bis zur Automatisierung komplexer Prozesse. Mit der richtigen Lizenzstrategie steht dem Aufbau einer maßgeschneiderten CRM-Lösung nichts im Weg.