Die Einführung eines ERP-Systems wie Dynamics 365 Business Central ist ein strategischer Meilenstein – und gleichzeitig eine Herausforderung. Technik allein entscheidet nicht über den Projekterfolg. Entscheidend ist, wie gut die Menschen im Unternehmen vorbereitet und eingebunden sind. Hier kommen Key User ins Spiel – und sie machen oft den entscheidenden Unterschied.
Was sind Key User – und warum braucht man sie?
Key User sind Mitarbeitende aus den jeweiligen Fachabteilungen, die aktiv in das ERP-Projekt eingebunden werden. Sie fungieren als Schnittstelle zwischen dem Projektteam (intern oder extern), der IT und den späteren Endanwendern.
Typische Aufgaben von Key Usern:
- Anforderungen aus der Praxis aufnehmen und priorisieren
- Prozesse definieren, testen und dokumentieren
- Als Ansprechpartner für Fragen und Rückmeldungen der Kolleg:innen fungieren
- Schulungsinhalte mitgestalten – und diese später selbst vermitteln
Ihr fachliches Wissen und ihr Blick für die Praxis machen sie unersetzlich – vor allem dann, wenn individuelle Abläufe abgebildet oder bestehende Prozesse hinterfragt werden.
“Train the Trainer” – Schulung mit Multiplikator-Effekt
Ein bewährtes Modell in der ERP-Einführung ist das „Train the Trainer“-Prinzip. Dabei werden die Key User zunächst durch den Implementierungspartner oder das Projektteam intensiv geschult. Dieses Wissen geben sie anschließend an ihre Kolleginnen und Kollegen weiter – zielgerichtet, praxisnah und verständlich.
Vorteile des Train-the-Trainer-Ansatzes:
- Wissen bleibt intern: Schulungskompetenz bleibt langfristig im Unternehmen
- Schnelle Reaktionsfähigkeit: Fragen und Probleme können intern gelöst werden
- Höhere Akzeptanz: Kolleg:innen lernen von Kolleg:innen – das schafft Vertrauen
- Kosteneffizienz: Reduziert externen Schulungsaufwand auf Dauer deutlich
Alternative Schulungsformen im Vergleich
| Schulungsmodell | Vorteile | Nachteile |
| Train the Trainer | Praxisnah, intern verankert, nachhaltig | Höherer Initialaufwand für Key User |
| Zentrale Schulung | Einheitliche Qualität, direkt durch Experten | Wenig individuell, hohe externe Kosten |
| Online-Trainings | Flexibel, wiederverwendbar, kosteneffizient | Geringe Interaktivität, oft theoretisch |
| One-on-One Coaching | Individuell, intensiv, persönlich | Hoher Zeit- und Kostenaufwand |
Die ideale Lösung liegt meist in der Kombination: Ein gut aufgebautes Train-the-Trainer-Konzept ergänzt durch gezielte On-Demand-Inhalte oder punktuelle Experten-Workshops.
Praxis-Tipp
Wähle deine Key User sorgfältig aus. Sie sollten:
- fachlich kompetent und engagiert sein
- über ein gutes Verständnis für Prozesse verfügen
- kommunikationsstark sein und Vertrauen im Team genießen
- bereit sein, Verantwortung zu übernehmen
Ein motivierter Key User kann mehr bewegen als jede Schulungssoftware – weil er das System in der Sprache der Anwender erklärt.
Fazit
Key User sind keine Randfigur, sondern einer der zentralen Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Dynamics 365 Business Central. Sie verbinden Technik mit Fachlichkeit und begleiten ihre Teams durch den Wandel. Wer frühzeitig in die Auswahl und Schulung der Key User investiert, schafft die Grundlage für eine erfolgreiche, nachhaltige ERP-Einführung – mit echten Multiplikatoren im eigenen Haus.