Das Jahresende ist für Unternehmen eine Phase, in der operative Abläufe und strategische Entscheidungen eng zusammenlaufen. In Microsoft Dynamics 365 Business Central gibt es eine Reihe von Prozessen, die jetzt vorbereitet werden sollten, damit der Übergang ins neue Geschäftsjahr reibungslos gelingt. Wer sich frühzeitig organisiert, vermeidet Engpässe, korrigiert mögliche Fehlerquellen und startet mit einer sauberen Datenbasis in das neue Jahr.
Zum wichtigsten Bereich zählen die Stammdaten. Eine gründliche Pflege entscheidet darüber, ob Inventur, Abschlüsse und Planungen zuverlässig funktionieren. Unternehmen sollten Artikel, Debitoren und Kreditoren überprüfen, veraltete Einträge bereinigen und uneinheitliche Bezeichnungen angleichen. Ebenso wichtig sind korrekte Nummernkreise, weil fehlerhafte oder fehlende Nummern ab dem 1. Januar sofort zu Buchungsstopps führen können. Auch die Einstellungen zu Lagerorten, Maßeinheiten, Steuergruppen und Sachkonten sollten erneut geprüft werden, damit alle Folgeprozesse stabil laufen.
In der Finanzbuchhaltung beginnt jetzt die intensive Phase. Offene Posten müssen abgestimmt, Bankkonten geprüft und periodische Abgrenzungen vorbereitet werden. Auch die Mehrwertsteuereinstellungen verdienen besondere Aufmerksamkeit, denn fehlerhafte Steuerzuordnungen fallen häufig erst beim Jahresabschluss auf. Unternehmen sollten außerdem sicherstellen, dass alle Buchungsperioden korrekt eingerichtet sind und dass Benutzerrechte so vergeben wurden, dass Buchungen und Korrekturen sauber durchgeführt werden können. Viele nutzen diesen Zeitpunkt, um ihre Kontenrahmen zu aktualisieren und ungenutzte Konten zu schließen.
Ein wichtiger Punkt ist die Inventur. Business Central bietet verschiedene Methoden wie Stichtagsinventur, permanente Inventur und Zähllisten. Unternehmen sollten frühzeitig klären, welche Methode genutzt wird und wie die Zählblätter organisiert werden. Bei Artikeln mit Chargen oder Seriennummern ist besonders wichtig, dass alle Informationen vollständig hinterlegt sind. Fehler in der Artikelverfolgung führen zu Differenzen, die später nur schwer korrigiert werden können. Auch die Bewertung, etwa FIFO oder standard cost, sollte noch einmal überprüft werden.
Ein oft unterschätztes Thema ist die Optimierung von Workflows und Automatisierungen. Viele Genehmigungsprozesse, Benachrichtigungen oder wiederkehrende Buchungen können zum Jahresende angepasst oder erweitert werden. Business Central bietet hierfür umfangreiche Möglichkeiten über Power Automate, die viele manuelle Schritte ersparen. Am Jahresende lohnt sich eine Analyse: Welche Prozesse waren im Laufe des Jahres fehleranfällig, wo kam es zu Verzögerungen, und wo könnte eine automatisierte Prüfung oder Freigabe sinnvoll sein?
Technisch gesehen sollte die Umgebung ebenfalls überprüft werden. Viele Unternehmen führen zum Jahresende Updates oder Upgrades durch, um die neueste Version von Business Central zu nutzen. Diese bringt oft Funktionen mit sich, die den Jahreswechsel erleichtern, zum Beispiel bessere Auswertungen oder neue Finanzberichte. Auch das Thema Datenbereinigung spielt eine große Rolle. Alte Logeinträge, veraltete Anhänge oder ungenutzte Erweiterungen können entfernt werden, damit das System schneller und übersichtlicher bleibt.
Zudem sollten alle Benutzer informiert werden, welche Schritte zu welchem Zeitpunkt durchgeführt werden. Das betrifft Buchungsstopps während der Inventur, interne Deadlines für Abrechnungen und die Vergabe von Berechtigungen. Ein klarer Zeitplan verhindert, dass Buchungen während der Inventur durchgeführt werden oder dass Daten aus Versehen in falsche Perioden laufen.
Wer diese Bereiche sorgfältig vorbereitet, sorgt dafür, dass Business Central stabil, sauber und zuverlässig ins neue Geschäftsjahr übergeht. Gut vorbereitete Daten, klare Abläufe und moderne Automatisierungen schaffen Raum für einen schnellen Abschluss und einen stressfreien Start in das neue Jahr. Wenn du möchtest, ergänze ich konkrete Checklisten, empfohlene Fristen oder Beispiele aus der Praxis.