Upgrade auf Microsoft Dynamics 365 Business Central

Ein erfolgreiches ERP-Upgrade auf Microsoft Dynamics 365 Business Central durchläuft mehrere Stationen. Wir stellen Ihnen eine Vorgehensweise vor, die Sie zum optimalen Ergebnis führt.

1.    Vorab-Informationen

Mit der Einführung von Dynamics 365 Business Central verändert Microsoft das Lizensierungsmodell. Das bisherige System der Concurrent User wird durch Named User abgelöst.

1.1   Concurrent User vs. Named User

Das Concurrent-User-Lizenzmodell gibt die maximale Anzahl der Nutzer wieder, die gleichzeitig auf das System zugreifen dürfen. Beim Named-User-Lizenzmodell hingegen wird genau definiert, welche Mitarbeiter das System benutzen dürfen. Vor Microsoft Dynamics 365 Business Central war es einem Benutzer also möglich, sich gleichzeitig an mehreren Geräten und Sitzungen anzumelden; dadurch verbraucht dieser Mitarbeiter aber jeweils eine zusätzliche Benutzerlizenz. Als Named User erhält jeder Mitarbeiter seine eigenen Zugangsdaten und kann mit diesen auch gleichzeitig in mehreren Sitzungen und auf beliebigen Endgeräten aktiv sein.

1.2   Dreifache Anzahl

Die Veränderung des Lizenzsystems erfordert einen Tausch der bisherigen Concurrent-User-Lizenzen in solche für Named User. Für diese Umwandlung der bestehenden Lizenzen hat Microsoft folgenden Regelungen definiert:

• Microsoft NAV-Lizenzen, die vor dem 01. Oktober 2018 gekauft wurden, werden im Verhältnis von 1:3 getauscht.
• Microsoft Navision-Lizenzen, die ab dem 01. Oktober 2018 erworben wurden, werden im Verhältnis 1:1 umgewandelt.

Nachfolgend eine exemplarische Umrechnung der Lizenzen:

2.    Schrittweise Migration

Insofern für Ihr momentanes, veraltetes Microsoft ERP-System noch kein Upgrade auf die letzte Version von Microsoft Dynamics NAV durchgeführt wurde, stellt dieser Prozess den ersten Schritt dar. Wichtig ist dafür jedoch, dass alle Daten in der Standardversion Ihrer Softwarelösung vorliegen.

Daran anschließend erfolgt die die Migration in Microsoft Dynamics 365 Business Central – unabhängig davon, ob Sie planen, zukünftig in der Cloud zu arbeiten, empfiehlt sich eine vorläufige Migration in die On-Premise-Version.

Dieses Modell, das sich durch mehrere Stufen definiert, gewährleistet, dass es beim Versionswechsel zu keinen prozessbedingten Änderungen oder Anpassungen in Tabellen und Feldern gibt. Durch die schrittweise Umstellung Ihres Systems erhalten Sie am Ende die Standard-Version mit Ihren konsistenten und prüfbaren Daten.

Allerdings sollten Sie beachten, dass individuelle Anpassungen in Ihrem Altsystem nicht mehr möglich bzw. empfehlenswert sind; jedoch können Ihre Daten aus diesen persönlichen Einstellungen, die größtenteils im Source Code erfolgten, gerettet werden.

3.    Vor der Inbetriebnahme

Nachdem Ihr System erfolgreich in Microsoft Dynamics 365 Business Central migriert wurde, kommt als nächster Schritt die initiale Einrichtung bzw. Anpassung.

3.1   Initiale Klärungen

In dieser Phase geht es um die konkrete Aufarbeitung von Fragen wie

• Soll vollständig im Standard gearbeitet werden?
• Existieren im Altsystem Anpassungen, Add-Ons, zusätzliche Apps, auf die nicht verzichtet werden kann?

​Es gilt, nicht nur alle Anforderungen zu klären und Lösungsmöglichkeiten zu präsentieren, sondern auch um die Berücksichtigung individueller Forderungen wie Schnittstellen und Reporting.

3.2   Zusatz

Durch eventuelle Datenbereinigungen o.ä. können Zusatzsprints definiert oder Entscheidungen getroffen werden bzgl. der Frage, ob individuelle Anpassungen aus dem Altsystem übernommen werden sollen. Diese werden im Neusystem dann i.d.R. als Add-Ons oder Apps abgebildet.

4.    Testphase mit ausgewählten Usern

In der präfinalen Phase sollte das System mit den Key Usern integrativ getestet werden, um sicherzustellen, dass alle Prozesse korrekt abgebildet werden. Auf diese Weise steht einem problemlosen Echtstart nichts mehr im Wege.

Ein weiterer Vorteil in dieser Testphase ist in der intensiven Schulung der Key User zu sehen. Diese können nach Einführung des Neusystems Kollegen dementsprechend unterstützen.

5.    Bereitstellung

Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase kann das Neusystem live gehen. Sobald sichergestellt wurde, dass alle Prozesse im System vollständig und komplett abgebildet werden, können Ihre Mitarbeiter im neuen System arbeiten.

6.    Upgrade in die Cloud

Haben Sie sich entschieden, Ihr ERP-System in die Cloud zu verlagern? Sie wollen wesentliche Vorteile nutzen, wenn es um Mobilität und Flexibilität geht? Microsoft stellt spezielle Tools zur Verfügung, die einen problemlosen Transfer sicherstellen.

Der Weg zu Wettbewerbsvorteilen für Ihr Unternehmen führt langfristig betrachtet nur noch über die Cloud. Machen Sie erfolgreiche IT-Infrastrukturen und -anwendungen in den verschiedenen Phasen der Cloud-Migration effizienter, kostengünstiger und sicherer. Gleichzeitig verbinden Sie Mitarbeiter, Daten und Prozesse auf neue Weise unkompliziert, mobil und flexibel. Bringen Sie Geschäft und IT zusammen und profitieren Sie von der Optimierung wertschöpfender Prozesse. Ihre Kunden werden neue Werte kennenlernen.

Arbeiten Sie auf den deutschen Cloudservern von Microsoft und nutzen Sie cloudbasierte Lösungen,. Profitieren Sie von einem virtuellen Zugang, mit dem Ihrer Arbeit von überall aus nachgehen können. Arbeiten Sie, wo Sie wollen: zu Hause, im Büro, unterwegs oder auf Reisen. Bleiben Sie mobil und flexibel. Selbstverständlich besteht auch weiterhin die Möglichkeit, auf Ihren eigenen Servern zu arbeiten – Sie haben die Wahl.

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