e-Learning, e-Meeting, e-Invoice… alles wird digital – und ab November auch die Rechnungen. XRechnung ist die passende Lösung.

Für die Behörden gilt ab dem 27.11.2020, dass Rechnungen nur noch elektronisch übermittelt werden dürfen. Gut denkbar ist auch, dass dies zukünftig die Rechnungsverarbeitung für die Firmen untereinander betrifft.

Wer also Bundesbehörden, Verfassungsorgane, ein Ministerium oder einen anderen Rechnungsempfänger auf Bundesebene als Kunden hat, muss tatsächlich schon sehr bald in der Lage sein, die geforderten XRechnungen zu stellen. Denn nach Stichtag dürfen Auftraggeber des Bundes keine Rechnungen mehr annehmen, die nicht den europäischen Vorgaben entsprechen. Einfache PDF-Rechnungen oder gar Rechnungen auf Papier werden dann zurückgewiesen und nicht mehr bezahlt.

XRechnung: Einfach; nicht simpel

Im Zeichen der Digitalisierung wird alles und somit nun auch die Rechnungsverarbeitung digital. Wer sich jetzt denkt, dass eine Rechnungszustellung als PDF via E-Mail bereits digitalisiert ist, denkt dabei viel zu einfach und zu profan.

Spielt man das gut bekannte und traditionelle Szenario einmal durch, sähe das folgendermaßen aus:

1. Rechnung wird übermittelt. Als PDF oder altmodisch auf dem Postweg.
2. Rechnung wird empfangen
3. Rechnung wird dem zuständigen Mitarbeiter übergeben
4. Dieser überträgt alle auf der Rechnung enthaltenen Daten manuell in das entsprechende System ein.
5. Rechnung wird final verarbeitet.
6. Rechnung wird bezahlt

Mühselig, wenn man bedenkt, dass nicht nur eine Rechnung pro Tag eintrifft, sondern dutzende. Dabei lassen sich Flüchtigkeitsfehler wohl kaum ausschließen. Ein Zahlendreher hier, ein falsch gesetztes Komma dort…

Dem soll Abhilfe mit der XRechnung geschaffen werden. Denn hier werden die Rechnungsdaten als XML-Datei übermittelt, sodass der komplette Inhalt automatisch in das System übernommen wird.

Wen man sich ansieht, wie diese „Rechnung“ aussieht – kann man nur den Kopf schütteln… daher zwängt sich eine Frage geradezu auf:

WARUM die XRechnung?

und die Antwort scheint so simpel wie universell zu sein: Digitalisierung.

Und genau wie die Digitalisierung selbst, ist es auch gut denkbar, dass sich diese Form der Rechnungsverarbeitung zwischen den Firmen selbst ebenfalls durchsetzen wird.

Daher sollte die XRechnung keinesfalls als lästige Pflicht akzeptiert werden, sondern als Chance, die eigene Rechnungsverarbeitung zu optimieren und somit Zeit und Kosten zu sparen.

Irgendwo im Nirgendwo

Auch wenn die „Rechnung“ doch sehr verwirrend aussieht; eine EN-16931-konforme XRechnung muss alle wichtigen Daten enthalten:

Für Lieferanten der öffentlichen Hand, die Ihre Rechnung als elektronische Rechnung im Format XRechnung liefern müssen, werden neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen zusätzlich folgende Angaben gefordert:

• Eine Identifikationsnummer, meist in Form der Leitweg-ID
• die Bankverbindungsdaten
• die Zahlungsbedingungen
• die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers bzw. Rechnungssenders, manchmal auch De-Mail-Adresse

Folgende Angaben müssen je nach ERechV ebenfalls enthalten sein, wenn diese dem Rechnungsteller im Rahmen der Beauftragung übermittelt wurden:

• die Lieferantennummer,
• eine Bestellnummer und
• in seltenen Fällen noch ein Aktenzeichen oder eine Kostenstelle, sofern vorhanden.

Je nach Auftraggeber kann es vor allem in Bezug auf die geforderte Identifikationsnummer abweichende Regelungen geben. Daher sollte dies im Vorfeld mit dem jeweiligen Auftraggeber geklärt werden.

Kann nicht jeder auf die Daten zugreifen? Was ist mit den GoBD?

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, kurz GoBD, spielen im digitalen Zeitalter eine wichtige Rolle. Daher enthalten sie einen Leitfaden bzw. Vorgaben zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff und beschreiben, welche Rechnungsinhalte auch bei elektronischen Rechnungen zu archivieren sind.

Do or Die

Es gilt also zu handeln!!! Warten Sie nicht erst bis kurz vor 12. Denn grade, wenn noch keine Form der elektronischen Rechnungsverarbeitung im Haus vorhanden ist, müssen die Prozesse in diesem Bereich komplett auf den Prüfstand und evtl. neu aufgesetzt werden. Außerdem ist eine Software notwendig, die in der Lage ist, den XRechnung-Standard zu verarbeiten.

Das dauert seine Zeit – und November steht schneller vor der Tür als den meisten von uns lieb ist. Auch wenn Unternehmen keinen geschäftlichen Kontakt mit öffentlichen Auftraggebern haben, sollten sie sich zeitnah mit der Thematik beschäftigen. Denn die schnelle Ausweitung des Standards auf die Privatwirtschaft ist zu erwarten.

Wie muss man sich das ganze vorstellen? Ist der Umstieg nicht extrem aufwendig?

Ich mach‘s so kurz und schmerzlos wie nur möglich: Nö!

Sie benötigen lediglich ein AddOn in Ihrem ERP-System zum Export von XML-Daten… anbieten würde sich beispielsweise unsere CX e-Invoice-Erweiterung.

Den hiermit erstellen und versenden Sie elektronische Rechnungen in allen gängigen Formaten, nicht nur als XRechnung oder ZUGFeRD! Und das dank unserer ausgeklügelten Schnittstelle optimalerweise direkt aus Ihrem eigenen ERP-System heraus!

Mit einem erfahrenen Dienstleister wie CONNAMIX ist aber auch das Archivieren von XRechnung und Co. kein Problem!

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